EXCEL開発で業務効率化 ～エクセル開発倶楽部

業務改善コンサルタントの光本です。先日、新しいWebサイト「エクセル開発倶楽部」を公開しました。

今さらEXCEL開発？と思われるかもしれませんが、ビジネスユーザの変化、それに伴うワークスタイルの変化が起こっており、EXCEL活用は、古くて新しい選択肢になってきたと言えるのではないかと思います。

まず、多くの中小企業が業務で使うデータの大半をEXCELで管理しているという状況は、いろいろなITソリューションが誕生し、廃れていくような、激しく早い流れの中でも変わっておらず、身近なITツールとして一定の地位を守っているようです。

また、ITへの投資を進めた大企業においても、スマートフォン、タブレットなどの普及に伴って、プライベート（日常生活）で使いやすいインタフェースに慣れ親しんでいる若手社員が、高価な情報システム（例えばERPやCRMなど）のインタフェースは使いづらく感じて、そういった大掛かりな情報システムの使用をあえて避け、EXCELやクラウド・アプリケーションを用いてシンプルにスピーディーに仕事をするといった傾向もみられるようになっています。

現場の業務改善支援を10数年に渡って行ってきた弊社にとって、EXCEL開発は古くて新しいもの。
もともと業務の効率化を実現する一つの手段として、常に、開発品質向上と開発生産性向上に取り組んできた重要なテーマでもあるのです。

～エクセル開発倶楽部はこちら～


■かなりのことができるEXCELのすごさ

日常の事務作業では、単純な繰り返し作業が意外と多いと思います。そんなルーチン作業がルール化できるなら、今ご使用のEXCELファイルへExcelマクロとVBAプログラミングを施して処理を自動化することで、ずっと業務が楽になります。

無料相談を受け付けております。お気軽にご相談ください。

業務改善のカンどころ ～ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化～

業務改善コンサルタントの光本です。業務を改善したいがどのような手順で取り組むべきか悩むという方も多いと思います。

 

現場の社員が皆で集まって、各人がそれぞれ日常業務を行う中で気になっていることについて意見を出し合い、その意見の中から皆が重要だと思う優先度の高いものから解決していくというようなアプローチも、現場社員の人材育成やモチベーションの向上といった視点からは良いアプローチかもしれません。

 

そういった「業務改善活動」の活性化を目的に取り組みたい場合は、このような活動をご支援することもあります。

 

一方、例えば、「すでにお客様からのクレームが多発していて、すぐにでも根本的な原因を追究して万全の対策を施したい」というご要望や

 

「生産性向上の短期間目標としてのコスト削減が必達の状況で何とかしたい」といったご要望であれば、もっと論理的で確実なアプローチをお薦めします。

 

生産性向上がテーマでも、品質向上がテーマでもだいたい同じような視点で取り組むことができると思います。

 

それは、ToBe(あるべき姿)とのGAPを見える化し、その優先課題に対して解決策を立てていくということです。

 

何をToBeとするか？これが、長年、多くの業種、規模の大きい企業から小さい企業、様々な業務改善をご支援してきた私どもが最もお役に立てる領域かと思っています。

（ご参考：業務改善のご支援領域)

 

コンサルタントへ依頼せずに実施したい場合には、対象業務が、販売管理、人事給与管理、財務管理など汎用的な業務領域であれば、例えば、ERP（統合業務パッケージシステム）の持つベストプラクティス（あるべき業務プロセス）を参考にGAPを見える化していく、とか、まず最初に自社のあるべき業務プロセスはどのようなものかをプロジェクトチームで検討した上で業務フロー図を作成し、それとのGAPを見える化していく等の進め方はできるかと思います。

 

そして、GAPは次のような視点で整理していくとよいでしょう。

 

 

①ToBeの業務機能とのGAP

 

手抜きや効率優先などでやるべき業務をやっていない。逆に、過剰なサービスや惰性で業務をやっているなど業務機能そのものの有無。

 

 

②ToBeの業務処理フローとルール(水準／手順や承認)とのGAP

 

アウトプットの基準・レベル水準がない、イレギュラー対応のルールがない、手順が多い、権限と責任の所在があいまいで承認段階が多いなど業務処理フローとルールの定義レベル差。

 

 

③ToBeの業務の機能分担とのGAP

 

ある業務をまとめて集中させて実施している、いろいろな担当に分散させて行っている、役割分担や担当範囲が不明瞭で属人的な分担になっているなど、機能分担の違い。

集中か分散かというだけでなく、これが業務と業務の間の情報連携等にも影響を与え、生産性や品質に影響が及ぶ。

 

 

④ToBeの実施／管理サイクルとのGAP

日次ですべき業務、週次ですべき業務、月次ですべき業務など実施のサイクルとそれを管理していくサイクルの違い。

 

 

まずは、このような視点でGAPを見える化して優先課題を明確にすることが、実効性の高い業務改善の取り組みの第一歩となりますので、参考にして取り組んでもらえればと思います。

 

業務改善のカンどころ ～すべてをIT化しない～

業務改善コンサルタントの光本です。

私が「それはIT化しない方が良いですよ」というとお客様は、怪訝そうな顔をされます。

ITを活用すれば、どんな業務でもいくらか効率化されたり、質が高まったりしますが、特に、中堅中小企業は、実際にそうすべきかどうかについて、自社の事業の特性、お客様との関係、現場社員の状況をしっかり考慮に入れ、慎重に判断することも必要と考えています。

そう考える最も大きな理由は、IT化によって業務の柔軟性を失い、次第に提供しているサービスの良い部分がなくなり、顧客満足を低下させていったという事例をこれまで結構見てきたからです。

中堅中小企業は、顧客の要望に対してスピーディーに小回りを利かせ、柔軟に対応できることを一つの大きな強みとしていることが多いのですが、これを認識せずに型どおりのITを導入してしまい、一見効率化できたように見えて、実は大事な強みも一緒に失っていたということが起こっていました。

では、その小回りの利いていた業務を小回りが利くようにITへ実装すれば良いかというと、これはこれで費用がかさんでしまい、そもそも費用対効果として合わないということになりがちです。

であれば、人手で臨機応変に作業することが顧客満足度を高めることに大いに寄与しているのなら無理にそこはIT化せず、その業務を標準化してIT化すべき時期がくるまでは、当面、そのままにしておくということも必要なのではと思います。

ただし、ITが業務改善に非常に有効でインパクトのある武器となることには変わりありません。
前述のことを踏まえながら、今自社でIT化すべき業務や情報を絞り込み、そして優先順位をつけ、着実に業務改善に取り組んでいきましょう。


＜お知らせ＞

働くDB導入事例

これまで弊社支援のもと、働くDBを導入・活用してこられたお客様の事例をご紹介します。

事例をご覧いただくことで働くDBでどんなことができるのか。どれくらいでできるのかをイメージしていただければと思います。

事例に関するご質問などもお気軽にお問合せください。

業務改善のカンどころ ～ファクト（事実）にもとづく～

私がコンサルタントとして常に忘れないように心がけていることは、ファクト（事実）にもとづくということです。

 

15年あまりも様々な企業の業務改善のお手伝いをしていると、過去の経験から似たような案件やパターンに出くわし、安易にその時と似たような解決策を導き出してしまうというリスクと常に隣り合わせにあります。

 

でも、その似た案件の時とは、外部、内部のそれぞれの環境も違えば、そもそも根本的な問題が違うという場合の方が多い。強みとなるはずの経験とノウハウが、逆に大きな落とし穴になるということもあるのです。

 

また、インターネットなどによって、顧客自身も専門知識や専門的な情報にコンサルタントとほぼ同レベルでアクセスして取得しようと思えばできるような現在においては、知識やノウハウといったものの価値自体が低下の一途を辿るのではないかと考えています。

 

私どもは、多くの業種、大小様々な企業に関わってきた実際の現場での経験量を背景として、コンサルタントとしての論理的な思考力で知恵をしぼり出す。これ以外にお客様へ価値を提供することはできなくなってきていると考えます。

 

であれば、やはり、現場の人の話をよく聞き、様々な角度からそれを十分確かめ、正しくファクト（事実）をつかむということなしに効果はあげられませんし、私どもから価値あるアウトプットを提供することはできないと思うのです。

 

ファクト（事実）をつかみ、その因果関係を正しく整理し、根本的な問題点を導き出すことができたなら、業務改善への取組みの7割～8割は完了したと言っても過言ではありません。

 

このことは、自社で自ら業務改善に取り組む際にも同様に成否を左右する重要な視点だと思います。

 

経営者や管理者からは、ファクト（事実）から導かれた客観的分析と明確な進むべき道のアドバイスを求められている。それに応えられる支援をし続けていきたいと考えています。

 

http://www.intermesse.co.jp/service/consulting.html

人材管理テンプレートのポイントとは

　「人材管理テンプレート」は、御社の大切な社員データを一元管理するデータベースシステムです。 社員全ての情報を一括で管理することはもちろんのこと、所属部署・役職等の異動履歴管理も可能となっております。

　顔写真、履歴書、職務経歴書などは画像や電子ファイルのまま取り込むことが出来ます。 また、社員情報をExcelファイルの社員台帳として出力することもできます。

　人材管理テンプレートは「汎用性」を徹底して追及しているため、導入後すぐに使用することが可能です。 従来のExcelやAccess管理では難しかった、マスター更新業務や人材情報の共有が、人材管理テンプレートを用いることで改善されます。 更に、細かな権限設定機能や操作ログ保持機能により、機密性の高い人事情報を安心して活用することができます。

http://hdb.intermesse.co.jp/personnel.html

商品管理テンプレートのポイントとは

「商品」に関する基本的な情報を統合データベース上で一元管理し、 仕入先、発注管理などの事務処理機能の拡張や入出荷、在庫管理などロジスティクス領域への展開、 顧客からの商品に関するクレームや改善要望など商品開発や品質管理への連携など他業務領域での 活用を想定した各種情報の集約を実現します。

http://hdb.intermesse.co.jp/merchandise.html

顧客管理テンプレートのポイントとは？

「顧客」に関する基本的な情報を統合データベース上で一元管理し、強固なセキュリティを確保しながら、 「顧客」を中心においた組織としての一体感を創出し、管理する組織ではなく、 自発的な情報活用が促される組織作りの実現を目指します。

属人化しているノウハウや顧客の情報を社内共有し、 適切なコミュニケーションを行うことで顧客との信頼強化、購買意欲の促進を実現します。

●顧客ポートフォリオマネジメント

最もシンプルな例としては、顧客の購買金額・リピート頻度などによって顧客をタイプ分類し、 顧客対応や販促活動に活かすといったことです。

顧客を様々な視点でタイプ分類して管理し、分類毎に販促方法や営業活動内容を変えることで、 顧客満足度と売上向上につなげます。

顧客を分類した後、自社の方針に基づき販促活動を行います。

・初回 ：
　初めてご購入された感想のアンケートによりコミュニケーションを取る

・初回離脱 ：
　初めてのご購入でのご不満点についてのアンケートでコミュニケーションを取る

・成長・成長離脱 ：
　ロイヤルカスタマーとして扱い、お買い得な商品についての特別な案内をするなど
　最も顧客の望まれるコミュニケーションをとっていきます。

http://hdb.intermesse.co.jp/customer.html