業務改善のカンどころ ～すべてをIT化しない～

業務改善コンサルタントの光本です。

私が「それはIT化しない方が良いですよ」というとお客様は、怪訝そうな顔をされます。

ITを活用すれば、どんな業務でもいくらか効率化されたり、質が高まったりしますが、特に、中堅中小企業は、実際にそうすべきかどうかについて、自社の事業の特性、お客様との関係、現場社員の状況をしっかり考慮に入れ、慎重に判断することも必要と考えています。

そう考える最も大きな理由は、IT化によって業務の柔軟性を失い、次第に提供しているサービスの良い部分がなくなり、顧客満足を低下させていったという事例をこれまで結構見てきたからです。

中堅中小企業は、顧客の要望に対してスピーディーに小回りを利かせ、柔軟に対応できることを一つの大きな強みとしていることが多いのですが、これを認識せずに型どおりのITを導入してしまい、一見効率化できたように見えて、実は大事な強みも一緒に失っていたということが起こっていました。

では、その小回りの利いていた業務を小回りが利くようにITへ実装すれば良いかというと、これはこれで費用がかさんでしまい、そもそも費用対効果として合わないということになりがちです。

であれば、人手で臨機応変に作業することが顧客満足度を高めることに大いに寄与しているのなら無理にそこはIT化せず、その業務を標準化してIT化すべき時期がくるまでは、当面、そのままにしておくということも必要なのではと思います。

ただし、ITが業務改善に非常に有効でインパクトのある武器となることには変わりありません。
前述のことを踏まえながら、今自社でIT化すべき業務や情報を絞り込み、そして優先順位をつけ、着実に業務改善に取り組んでいきましょう。


＜お知らせ＞

働くDB導入事例

これまで弊社支援のもと、働くDBを導入・活用してこられたお客様の事例をご紹介します。

事例をご覧いただくことで働くDBでどんなことができるのか。どれくらいでできるのかをイメージしていただければと思います。

事例に関するご質問などもお気軽にお問合せください。

業務改善のカンどころ ～ファクト（事実）にもとづく～

私がコンサルタントとして常に忘れないように心がけていることは、ファクト（事実）にもとづくということです。

 

15年あまりも様々な企業の業務改善のお手伝いをしていると、過去の経験から似たような案件やパターンに出くわし、安易にその時と似たような解決策を導き出してしまうというリスクと常に隣り合わせにあります。

 

でも、その似た案件の時とは、外部、内部のそれぞれの環境も違えば、そもそも根本的な問題が違うという場合の方が多い。強みとなるはずの経験とノウハウが、逆に大きな落とし穴になるということもあるのです。

 

また、インターネットなどによって、顧客自身も専門知識や専門的な情報にコンサルタントとほぼ同レベルでアクセスして取得しようと思えばできるような現在においては、知識やノウハウといったものの価値自体が低下の一途を辿るのではないかと考えています。

 

私どもは、多くの業種、大小様々な企業に関わってきた実際の現場での経験量を背景として、コンサルタントとしての論理的な思考力で知恵をしぼり出す。これ以外にお客様へ価値を提供することはできなくなってきていると考えます。

 

であれば、やはり、現場の人の話をよく聞き、様々な角度からそれを十分確かめ、正しくファクト（事実）をつかむということなしに効果はあげられませんし、私どもから価値あるアウトプットを提供することはできないと思うのです。

 

ファクト（事実）をつかみ、その因果関係を正しく整理し、根本的な問題点を導き出すことができたなら、業務改善への取組みの7割～8割は完了したと言っても過言ではありません。

 

このことは、自社で自ら業務改善に取り組む際にも同様に成否を左右する重要な視点だと思います。

 

経営者や管理者からは、ファクト（事実）から導かれた客観的分析と明確な進むべき道のアドバイスを求められている。それに応えられる支援をし続けていきたいと考えています。

 

http://www.intermesse.co.jp/service/consulting.html

人材管理テンプレートのポイントとは

　「人材管理テンプレート」は、御社の大切な社員データを一元管理するデータベースシステムです。 社員全ての情報を一括で管理することはもちろんのこと、所属部署・役職等の異動履歴管理も可能となっております。

　顔写真、履歴書、職務経歴書などは画像や電子ファイルのまま取り込むことが出来ます。 また、社員情報をExcelファイルの社員台帳として出力することもできます。

　人材管理テンプレートは「汎用性」を徹底して追及しているため、導入後すぐに使用することが可能です。 従来のExcelやAccess管理では難しかった、マスター更新業務や人材情報の共有が、人材管理テンプレートを用いることで改善されます。 更に、細かな権限設定機能や操作ログ保持機能により、機密性の高い人事情報を安心して活用することができます。

http://hdb.intermesse.co.jp/personnel.html

商品管理テンプレートのポイントとは

「商品」に関する基本的な情報を統合データベース上で一元管理し、 仕入先、発注管理などの事務処理機能の拡張や入出荷、在庫管理などロジスティクス領域への展開、 顧客からの商品に関するクレームや改善要望など商品開発や品質管理への連携など他業務領域での 活用を想定した各種情報の集約を実現します。

http://hdb.intermesse.co.jp/merchandise.html

顧客管理テンプレートのポイントとは？

「顧客」に関する基本的な情報を統合データベース上で一元管理し、強固なセキュリティを確保しながら、 「顧客」を中心においた組織としての一体感を創出し、管理する組織ではなく、 自発的な情報活用が促される組織作りの実現を目指します。

属人化しているノウハウや顧客の情報を社内共有し、 適切なコミュニケーションを行うことで顧客との信頼強化、購買意欲の促進を実現します。

●顧客ポートフォリオマネジメント

最もシンプルな例としては、顧客の購買金額・リピート頻度などによって顧客をタイプ分類し、 顧客対応や販促活動に活かすといったことです。

顧客を様々な視点でタイプ分類して管理し、分類毎に販促方法や営業活動内容を変えることで、 顧客満足度と売上向上につなげます。

顧客を分類した後、自社の方針に基づき販促活動を行います。

・初回 ：
　初めてご購入された感想のアンケートによりコミュニケーションを取る

・初回離脱 ：
　初めてのご購入でのご不満点についてのアンケートでコミュニケーションを取る

・成長・成長離脱 ：
　ロイヤルカスタマーとして扱い、お買い得な商品についての特別な案内をするなど
　最も顧客の望まれるコミュニケーションをとっていきます。

http://hdb.intermesse.co.jp/customer.html

在庫管理テンプレートのポイント

　会計システム上で帳簿在庫は管理されているが、現時点の実在庫がリアルに把握できていない。

意外に多くの企業様からお聞きする課題です。

営業担当者が顧客との商談過程で間違った在庫情報をもとに商談を進めてしまい、実際は在庫がなく、しばらく入荷されない商品だった。 短納期を約束して受注したにも関わらず、納期遅れとなり、結局、顧客の信頼を失ってしまった。

　せっかくの営業担当者が積み重ねてきた努力による信頼関係が、こんなことで水の泡となってしまっては、 会社にとって大きな損失です。

　在庫管理テンプレートは、営業担当者や顧客対応担当者に対し、現在の実在庫数や入荷予定を正確かつ迅速に伝え、 さらに、過去の販売実績から月毎の 需要予測を算出し、商品の発注担当者に適切な発注時期、 発注量を決める支援を行うことで、 商品の欠品を削減します。

http://hdb.intermesse.co.jp/stock.html

自社のニーズに合致した販売管理システムとは

販売管理業務におけるよくある悩みと不満は、以下のようなものです。

●見積や受注の履歴をエクセルで管理すると「更新モレ」が起きやすい。。。

●受注に対して「適切なタイミング」で請求処理されない。。。

●既存の販売管理システムが自社の「業務フローに合わない」。。。

見積から始まり入金で終わる販売管理業務は適切なタイミングで必ず処理しなければならない大切な業務が密接に関係しあっています。

しかし、自社の業務に合う市販パッケージソフトを見つけることが非常に難しく、

『自社のニーズに合わない！』

というご不満の声をよく耳にします。

　また、自社の業務に合わせて自社独自に販売管理システムを開発すると費用が高額になってしまうといったことが販売管理のシステム化を妨げる要因となっています。

◎自社で簡単にカスタマイズしながら、

◎自社のニーズに合わせたシステムにすることができないのか？

このニーズを実現できることが、「働くDB」を導入する最大のメリットです。